Khi chủ xe thực hiện việc mua bán hay tặng cho, chuyển nhượng xe giữa các tỉnh thành khác, việc thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là điều bắt buộc phải thực. Điều này nhằm đảm bảo tính pháp lý và quyền sở hữu tài sản. Vậy quy trình thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô gồm những bước nào? Thực hiện ra sao? Chi phí thực hiện ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
1. Định nghĩa về thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô được thay đổi thành thủ tục thu hồi giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe. Đây là quy trình hành chính bắt buộc trong việc chuyển nhượng quyền sở hữu phương tiện giao thông đường bộ. Theo quy định, đây là bước mà chủ xe cũ (bên bán) hoặc bên mua thực hiện để hủy bỏ hồ sơ đăng ký gốc tại cơ quan quản lý nơi xe được đăng ký ban đầu. Sau khi rút hồ sơ gốc, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy chứng nhận thu hồi, cho phép bên mua đăng ký sang tên xe tại địa phương mới của mình.
2. Những trường hợp bắt buộc rút hồ sơ gốc xe ô tô
Theo quy định tại Thông tư 24/2023/TT-BCA, các chủ xe thực hiện giao dịch chuyển quyền sở hữu (mua bán, tặng cho, thừa kế) cho người cư trú tại tỉnh/thành phố khác bắt buộc phải làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Trường hợp chủ xe thay đổi trụ sở hoặc nơi cư trú hay xe hết niên hạn sử dụng hoặc không được phép lưu hành, mất trộm, chiếm đoạt xe không tìm được cũng cần bắt buộc thu hồi chứng nhận đăng ký và biển số xe.
Tuy nhiên, nếu sang tên cho người trong cùng tỉnh hoặc thành phố, chủ xe không cần rút hồ sơ gốc mà chỉ cần làm thủ tục sang tên trực tiếp tại cơ quan đăng ký địa phương. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng, chủ xe không thực hiện có thể bị phạt hành chính từ 2-4 triệu đồng theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung năm 2025).
3. Cơ sở pháp lý của thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô năm 2026
Để đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định, việc hiểu rõ cơ sở pháp lý là rất quan trọng, bao gồm các văn bản hiện hành và cơ quan chịu trách nhiệm.
3.1 Văn bản pháp luật hiện hành
Năm 2025 đánh dấu nhiều thay đổi trong hệ thống pháp luật về đăng ký xe, nhằm đơn giản hóa thủ tục và thúc đẩy số hóa. Các văn bản chính bao gồm:
- Thông tư 79/2024/TT-BCA: Quy định về cấp giấy chứng nhận thu hồi giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe cho phương tiện cơ giới đường bộ. Thông tư này cập nhật mẫu đơn mới (như ĐKX11/79) và cho phép sử dụng chữ ký điện tử.
- Thông tư 24/2023/TT-BCA: Hướng dẫn về sang tên, di chuyển xe đi tỉnh khác, là cơ sở trực tiếp cho thủ tục rút hồ sơ gốc.
- Thông tư 58/2020/TT-BCA (sửa đổi, bổ sung): Quy định chi tiết về đăng ký xe, bao gồm Điều 10, 15, 16 liên quan đến rút hồ sơ.
- Thông tư 60/2023/TT-BTC và Thông tư 06/2025/TT-BTC: Quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí đăng ký xe.
- Quyết định 1383/QĐ-BCA (2025): Công bố danh mục thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực đăng ký xe, bao gồm việc bỏ công an huyện từ ngày 1/3/2025.
- Nghị định 10/2022/NĐ-CP: Quy định về lệ phí trước bạ, liên quan gián tiếp đến phí sang tên sau khi rút hồ sơ.
Những văn bản này đảm bảo thủ tục minh bạch, nhanh chóng và phù hợp với Luật Giao thông đường bộ 2008 (sửa đổi 2020).
3.2 Cơ quan thẩm quyền thực hiện
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc là Phòng Cảnh sát giao thông (CSGT) thuộc Công an tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, nơi xe được đăng ký ban đầu. Từ năm 2025, do bỏ cấp công an huyện, thủ tục được chuyển về cấp tỉnh, xã/phường hoặc trung ương theo Điều 4 Thông tư 79/2024/TT-BCA và Điều 12 Thông tư 13/2025/TT-BCA.
Tìm hiểu thêm:
- Cập nhật thủ tục sang tên xe ô tô và lệ phí mới nhất
- Thủ tục nộp thuế trước bạ xe ô tô cũ mới nhất 2026
4. Hướng dẫn thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô đúng quy định
Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào phần hướng dẫn cụ thể, từ việc chuẩn bị giấy tờ đến quy trình từng bước, giúp bạn dễ dàng áp dụng.
4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ là yếu tố quyết định sự thành công của thủ tục. Cá nhân và tổ chức doanh nghiệp có giấy tờ hồ sơ chuẩn bị khác nhau. Cụ thể:
Đối với cá nhân:
- 02 bản Giấy khai thu hồi chứng nhận đăng ký xe, biển số xe (mẫu ĐKX11/79, điền thông tin và dán bản cà số khung, số máy).
- Hợp đồng mua bán xe (công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã/phường).
- Giấy chứng nhận đăng ký xe gốc và giấy kiểm định xe gốc.
- Biển số xe (nộp lại cả hai biển trước và sau).
- Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND) của chủ xe và bên mua.
- Sổ hộ khẩu (nếu địa chỉ thường trú khác với CCCD).
- Bản sao chứng từ chuyển quyền sở hữu xe.
- Giấy ủy quyền (nếu bên mua thực hiện thay).
Đối với tổ chức/doanh nghiệp:
- 02 bản Giấy khai thu hồi (tương tự cá nhân, có dấu đỏ của tổ chức).
- Hợp đồng mua bán hoặc Quyết định bán/điều chuyển xe (02 bản).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hóa đơn GTGT của công ty bán.
- Giấy giải chấp ngân hàng (nếu xe đang thế chấp).
- Giấy chứng nhận đăng ký và kiểm định xe gốc.
- Biển số xe.
- Giấy tờ đại diện pháp nhân (CCCD của người đại diện, giấy ủy quyền).
Lưu ý: Xe không cần mang đến kiểm tra, nhưng phải cà số khung/máy chính xác
4.2 Quy trình thực hiện rút hồ sơ
Quy trình rút hồ sơ gốc xe ô tô hiện nay có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Bộ Công an và trực tuyến một phần hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký xe. Các bước của từng quy trình bao gồm như sau:
Quy trình trực tuyến:
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản định danh mức độ 2 trên Cổng dịch vụ công (dichvucong.bocongan.gov.vn), kê khai giấy khai thu hồi điện tử, gửi chứng nhận đăng ký xe và biển số qua bưu chính công ích (ghi rõ lý do nếu mất).
- Bước 2: Cơ quan kiểm tra hồ sơ hợp lệ, ký số chứng nhận thu hồi và trả kết quả điện tử trên cổng (không quá 8 giờ).
Quy trình trực tuyến một phần hoặc trực tiếp:
- Bước 1: Kê khai giấy khai trên cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp tại cơ quan, nộp hồ sơ đầy đủ và nhận giấy hẹn; cổng sinh mã hồ sơ gửi thông báo SMS/email.
- Bước 2: Cơ quan kiểm tra, cấp 02 bản chứng nhận thu hồi (01 bản trả chủ xe, 01 bản lưu), dán chà số khung/máy nếu cần và đóng dấu.
- Bước 3: Nhận kết quả tại chỗ hoặc qua bưu chính (không quá 2 ngày).
5. Thời gian và phí rút hồ sơ gốc xe ô tô
Hãy tìm hiểu về thời gian xử lý và các khoản phí liên quan để bạn có thể lập kế hoạch phù hợp.
5.1 Thời gian xử lý
Theo Thông tư 58/2020/TT-BCA và 79/2024/TT-BCA, thời gian xử lý không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Tại một số địa phương như TP. HCM, có thể kéo dài 1-3 ngày do lượng hồ sơ lớn. Nếu mất giấy tờ, thời gian xác minh lên đến 30 ngày. Online giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị.
5.2 Phí rút hồ sơ
Thủ tục rút hồ sơ gốc hoàn toàn miễn phí theo Thông tư 24/2023/TT-BCA và 58/2020/TT-BCA. Tuy nhiên, liên quan đến phí sang tên sau đó:
- Lệ phí trước bạ cho xe cũ là 1% giá trị xe (theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP), có thể lên 2-5% tùy khu vực (Hà Nội, TP. HCM).
- Phí cấp biển số mới khoảng 2-20 triệu đồng tùy loại xe.
- Phí công chứng hợp đồng khoảng 0,5-1% giá trị xe.
6. Hướng xử lý các trường hợp đặc biệt khi rút hồ sơ gốc xe ô tô
Các trường hợp đặc biệt khi rút hồ sơ gốc xe ô tô thường phát sinh do mất giấy tờ, ủy quyền, xe thế chấp hoặc tranh chấp, đòi hỏi xử lý bổ sung theo Thông tư 79/2024/TT-BCA để đảm bảo hợp lệ. Chi tiết như sau:
6.1 Xe mất giấy tờ hoặc biển số
Chủ xe cần kê khai rõ lý do mất trong đơn ĐKXT 11 và nộp bản sao giấy tờ xe và giấy xác nhận mất của công an xã/ phường. CSGT xác minh dữ liệu hệ thống và cấp chứng nhận thu hồi tạm thời sau 30 ngày kiểm tra.
6.2 Trường hợp ủy quyền
Chủ phương tiện chuẩn bị giấy ủy quyền có công công chứng/chứng thực tại UBND xã hoặc văn phòng công chứng, kèm CCCD người được ủy quyền. Người ủy quyền nộp hồ sơ thay, ký xác nhận trên đơn ĐKX11. Nếu là tổ chức, đại diện pháp nhân sẽ ký và nếu chủ xe ở nước ngoài, ủy quyền qua lãnh sự quán.
6.3 Xe đang thế chấp ngân hàng hoặc cầm cố
Trong trường hợp này, chủ xe cần nộp giấy giải chấp từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng (bản gốc), chứng minh quyền sở hữu rõ ràng trước khi thu hồi. Nếu chưa giải chấp, chủ xe cần liên hệ tới ngân hàng để được hỗ trợ rút hồ sơ, thời gian có thể lên đến 7-10 ngày xác nhận.
7. Kết luận
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô năm 2026 đã trở nên đơn giản hơn nhờ số hóa và cập nhật pháp lý, giúp người dân tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, việc chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ và hiểu rõ quy trình là chìa khóa để tránh sai sót. Nếu bạn đang lên kế hoạch mua xe từ tỉnh khác, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra hồ sơ xe và liên hệ cơ quan CSGT địa phương. Nhớ rằng, tuân thủ pháp luật không chỉ bảo vệ quyền lợi mà còn góp phần vào trật tự giao thông. Đừng quên theo dõi Geely để cập nhập thêm những thông tin hữu ích về thủ tục rút hồ sơ.
